Cách in ngang giấy A4 trong Excel, Word và PowerPoint đơn giản chi tiết

Trong quá trình làm việc và học tập, chúng ta thường xuyên phải in ấn các tài liệu quan trọng để sử dụng. Tuy nhiên, đôi khi các nội dung cần được in theo chiều ngang trên khổ giấy A4 chuẩn thay vì in dọc bình thường.

Không phải ai cũng biết cách để thiết lập in ngang chuẩn trên giấy A4, dẫn đến tình trạng lãng phí giấy hay in sai tràng thành ra phải in lại. Đối với 2 phần mềm thông dụng là Excel và Word, việc thiết lập in ngang giấy A4 cũng có những đặc thù riêng.

Vì vậy, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách in ngang giấy A4 trong Excel và Word đơn giản, chi tiết để tiết kiệm thời gian và công sức cho việc in ấn.

Tại sao cần biết cách in ngang giấy A4 trong Excel và Word

Trong công việc và học tập, chúng ta thường xuyên phải in các tài liệu, báo cáo, bảng biểu,…. Khổ giấy A4 được sử dụng phổ biến nhất. Tuy nhiên, có những trường hợp các nội dung cần được in ngang chiều trên khổ giấy A4 thay vì in dọc bình thường.

Lý do có thể kể đến như:

• Bảng biểu, biểu đồ dài ngang trên khổ giấy A4 sẽ đọc dễ hơn nếu được in ngang.
• Một số tài liệu cần in 2 trang giấy A4 đối diện nhau nên cần in ngang 1 trang.
• Có thể tiết kiệm không gian hơn khi in các bản vẽ, sơ đồ,… nếu sử dụng chiều ngang của trang giấy.
• Một số tài liệu cần cắt ra để dán lên bìa thuyết trình, poster,… sẽ đẹp hơn nếu in ngang.

Các phần mềm soạn thảo văn bản và bảng tính được sử dụng phổ biến như Microsoft Word và Excel đều cho phép người dùng thiết lập in ấn ở dạng nằm ngang trên khổ giấy A4. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thiết lập đúng cách để có thể in ngang chuẩn trên giấy A4, dẫn tới lãng phí giấy hay mất nhiều thời gian.

Do đó, việc nắm rõ cách in ngang trang trên khổ giấy A4 đối với các phần mềm Excel và Word là hết sức cần thiết, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập và in ngang các tài liệu trên khổ giấy A4 đối với Excel và Word đơn giản, chi tiết.

Xem thêm: Cách in 2 mặt trên 1 tờ giấy A4 trong Word, Excel, PDF chuẩn nhất

Cách in ngang giấy A4 trong Excel

Trong quá trình làm việc và học tập, chúng ta thường xuyên phải in các bảng biểu, báo cáo dữ liệu từ Excel ra giấy. Tuy nhiên, đa số các bảng biểu đều có chiều rộng lớn hơn chiều cao nên khi in thông thường sẽ bị cắt mất một phần nội dung. Vì vậy, việc in ngang trang giấy A4 sẽ giúp tiết kiệm giấy, in được nội dung đầy đủ mà không bị cắt xén. Dưới đây là các hướng dẫn chi tiết để in ngang giấy A4 trong Excel.

Mở file Excel cần in ngang trên khổ giấy A4

Để in ngang các nội dung trong Excel ra giấy A4, đầu tiên bạn cần mở file Excel cần in. Các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng Excel lên.
• Bước 2: Tìm đến file Excel mà bạn cần in ngang giấy A4 và mở file đó lên. Lưu ý file Excel cần được thiết kế sẵn theo hướng ngang nếu muốn kết quả in ra chuẩn.
• Bước 3: Nhìn qua nội dung cần in xem đã đúng ý chưa, các số liệu, biểu đồ, bảng biểu có thiết kế hợp lý để in ngang hay không. Nếu cần chỉnh sửa lại bố cục, bạn có thể tiến hành các thay đổi trước khi in.
• Bước 4: Lưu lại file Excel để đảm bảo không bị mất dữ liệu do nhầm lẫn.

Như vậy là bạn đã hoàn thành bước mở file Excel cần in ra giấy theo chiều ngang A4. Tiếp theo, bạn cần cài đặt các thiết lập trang in phù hợp.

Thiết lập trang in A4 nằm ngang trong Excel

au khi đã mở file Excel cần in ngang giấy A4, bước tiếp theo là thiết lập các lựa chọn trang in phù hợp để kết quả được in đúng theo hướng ngang của giấy A4. Cụ thể các bước như sau:

• Bước 1: Chọn thẻ Page Layout trên thanh công cụ
• Bước 2: Nhấn vào nút Size rồi chọn Tabloid hoặc A3 trong danh sách các khổ giấy tiêu chuẩn.
• Lưu ý: Tabloid và A3 đều có kích thước tương đương với giấy A4 nằm ngang.
• Bước 3: Tại mục Orientation, chọn Landscape để thiết lập hướng trang in ngang.
• Bước 4: Nhấn vào nút Margins để điều chỉnh lề các mép giấy cho phù hợp nội dung. Thông thường có thể để các lề trên dưới và trái phải đều 1 cm.
• Bước 5: Kiểm tra lại xem các thiết lập trang in đã chuẩn chưa bằng cách nhấn nút Print Preview ở thẻ Page Layout.

Nếu đã ổn với kết quả xem trước, bạn có thể nhấn vào nút Print ở góc trái màn hình để in ngay hoặc chọn nút OK nếu muốn in sau.

Với các thiết lập đơn giản như trên, bạn đã có thể in ngang thành công các nội dung trong Excel ra giấy A4 một cách dễ dàng.

Tiến hành in

Sau khi đã thiết lập các lựa chọn trang in ngang giấy A4 cho file Excel, bước cuối cùng là tiến hành in ra máy in. Các bước cụ thể:

• Bước 1: Chọn thẻ File rồi chọn Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở cửa sổ Print.
• Bước 2: Chọn máy in mà bạn muốn in tài liệu tới từ danh sách sẵn có.
• Bước 3: Nhấp chọn nút Print ở góc dưới bên phải. Việc in ấn sẽ được thực hiện ngay lập tức.

Một số lưu ý khi tiến hành in ngang giấy A4:

• Nên chọn Chất lượng in cao để bảo đảm kết quả.
• Kiểm tra xem máy in đã được nạp đầy giấy A4 chưa trước khi in.
• In thử với số lượng ít trang trước để đảm bảo các thiết lập in ổn định.

Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể in ngang các nội dung trong Excel ra giấy A4 một cách dễ dàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc in ấn các tài liệu cần thiết.

Một số lỗi thường gặp khi in văn bản trong Excel

rong quá trình in ngang các nội dung trong Excel ra giấy A4, bạn có thể gặp một số lỗi như sau:

• Lỗi trang không được in đúng chiều ngang giấy A4: Nguyên nhân có thể do chưa chọn đúng thiết lập Orientation là Landscape. Bạn cần kiểm tra lại cài đặt này.
• Lỗi kết quả trang in bị cắt xén, thiếu sót nội dung: Do chưa chọn khổ giấy phù hợp có kích thước tương đương A4 ngang. Bạn nên chọn Tabloid hoặc A3.
• Lỗi font chữ, cỡ chữ và các định dạng khác bị thay đổi: Do có thể bạn chưa cài đặt font chữ, cỡ chữ và các định dạng phù hợp với bố cục trang in ngang ban đầu.
• Lỗi trang bị cắt nhỏ thành nhiều phần khi in: Do thiết lập Scale của trang in bị sai. Bạn cần đặt Scale về 100% hoặc Automatic để khắc phục lỗi này.
• Lỗi trang in bị lệch giữa các bản in: Do lỗi căn chỉnh của máy in. Bạn nên kiểm tra lại máy in, căn chỉnh các thiết lập đúng vị trí.

Hy vọng những lỗi thường gặp trên sẽ giúp bạn khắc phục được khi gặp phải vấn đề trong quá trình in ngang tài liệu Excel.

Xem thêm: Cách xoay ngang 1 trang giấy trong word chi tiết trong 30s

Cách in ngang giấy A4 trong Word

Trong Word, mặc định các trang tài liệu sẽ được in theo chiều dọc của trang giấy A4. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta cần in các bảng, biểu đồ có kích thước lớn hơn chiều ngang so với chiều dài. Lúc đó, việc in ngang trang sẽ giúp hiển thị được toàn bộ nội dung mà không bị cắt xén.

Trong hướng dẫn này, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách đổi hướng trang in từ dọc sang ngang trong Word. Cách làm đơn giản, thao tác nhanh chóng ngay trong phần Page Setup của Word. Bạn có thể áp dụng trên mọi phiên bản Word từ cũ đến mới để in ấn chuyên nghiệp hơn.

Mở file Word cần in ngang trên khổ giấy A4

Đối với các tài liệu Word cũng có nhu cầu in ngang trên giấy A4, bước đầu tiên là cần mở file Word cần in. Cụ thể:

• Bước 1: Mở ứng dụng Word lên trên máy tính
• Bước 2: Tìm đến file Word cần in và mở file đó lên. Lưu ý nội dung file cần được thiết kế sẵn theo hướng ngang giấy A4 để tiện cho việc in.
• Bước 3: Kiểm tra lại nội dung cần in, đánh giá xem bố cục có hợp lý khi in ngang không. Nếu cần chỉnh sửa gì thêm, bạn nên tiến hành trước khi in.
• Bước 4: Lưu lại file Word để tránh mất mát dữ liệu do nhầm lẫn.

Sau khi hoàn tất bước mở và chuẩn bị file Word cần in ngang giấy A4, bạn có thể bắt đầu cài đặt các thiết lập trang in tiếp theo.

Thiết lập trang in A4 nằm ngang trong Word

Để có thể in ngang file Word trên giấy A4, bạn cần thiết lập các lựa chọn về trang in phù hợp với việc in theo chiều ngang giấy. Các bước cụ thể:

• Bước 1: Chọn tab Page Layout trên thanh công cụ
• Bước 2: Click vào nút Size rồi chọn A3 hoặc Tabloid từ danh sách các khổ giấy tiêu chuẩn hiện ra. Lưu ý: A3 và Tabloid có kích thước tương đương với khổ giấy A4 nằm ngang.
• Bước 3: Tại mục Orientation, chọn Landscape để có hướng trang in ngang.
• Bước 4: Chỉnh lề các mép giấy ở mục Margins sao cho phù hợp với nội dung cần in. Thông thường có thể để các lề trên dưới và 2 bên là 1 cm.
• Bước 5: Nhấn vào nút Print Preview để xem trước hiệu ứng trang in. Nếu đã ổn, click OK để áp dụng các thiết lập.

Vậy là bạn đã thiết lập xong các lựa chọn trang in ngang cho file Word. Bây giờ chỉ việc in ra máy theo các bước dưới đây là có thể có bản in A4 ngang hoàn chỉnh.

Tiến hành in

Sau khi đã cài đặt các thiết lập in ngang cho file Word cần in, bước cuối cùng là in ra máy in. Cụ thể:

• Bước 1: Chọn tab File rồi click Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để vào cửa sổ Print.
• Bước 2: Chọn máy in muốn in ra từ danh sách được liệt kê.
• Bước 3: Nhấn nút Print ở góc phải dưới cùng để thực hiện in ấn.

Lưu ý khi in:

• Nên chọn chế độ Print Quality cao nhất để đảm bảo chất lượng bản in
• Kiểm tra kỹ máy in đã được nạp đầy giấy A4 chưa trước khi in
• In thử với số lượng ít trang đầu tiên để đảm bảo cài đặt in ổn định

Vậy là bạn đã hoàn thành việc in ngang file Word ra giấy A4. Các bước trên khá đơn giản, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức cho việc in ấn.

Một số lỗi thường gặp khi in văn bản trong Word

Trong quá trình in ngang các tài liệu Word ra giấy A4, bạn có thể gặp phải một số lỗi như:

• Không in được theo hướng ngang giấy: Do chưa chọn đúng Orientation là Landscape. Cần kiểm tra lại thiết lập này.
• Trang in bị cắt xén hoặc thiếu nội dung: Do chưa chọn đúng khổ giấy có kích thước tương đương A4 ngang như A3 hay Tabloid.
• Font chữ, cỡ chữ, định dạng bị chuyển đổi: Do thiết lập chưa tương thích với bố cục ban đầu của trang in ngang.
• Trang bị chia nhỏ thành nhiều phần: Do thiết lập Scale in sai. Nên để Scale ở 100% hoặc Auto.
• Các bản in bị lệch giữa các trang: Do lỗi căn chỉnh của máy in. Cần kiểm tra và điều chỉnh lại máy in.

Hy vọng những lỗi thường gặp trên sẽ giúp bạn nhanh chóng khắc phục khi gặp sự cố trong quá trình in ngang các tài liệu Word.

Xem thêm: Kích thước giấy A4 là bao nhiêu? Cách chỉnh khổ giấy A4 trong in ấn

Cách in ngang giấy A4 trong phần mềm PowerPoint

Để in ngang giấy A4 trong PowerPoint, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Mở file PowerPoint cần in, sau đó chọn thẻ File.
• Bước 2: Chọn mục Print.
• Bước 3: Ở phần Settings, nhấp vào Full Pages Slide.
• Bước 4: Danh sách xổ xuống chọn cách in bao nhiêu slide mà bạn muốn.
• Bước 5: Chọn Hight Quality để tăng chất lượng hình ảnh khi in.

Lưu ý: Bạn không nên in quá nhiều slide trên 1 trang (phù hợp nhất là từ 4 – 6 slide).

Ngoài ra, bạn cũng có thể chỉnh khổ giấy và kích cỡ slide trong PowerPoint. Để thay đổi khổ giấy, kích cỡ slide, bạn cần mở ribbon Design trên thanh công cụ, sau đó click vào Slide Size trong nhóm này. Tại đây, bạn có thể thấy hai kiểu khổ giấy phổ biến nhất đó là Standard tỷ lệ 4:3 và Widescreen tỷ lệ 16:9. Hoặc nếu không muốn sử dụng hai kích cỡ Slide mặc định này, bạn có thể click vào Custom Slide Size để tùy chỉnh kích cỡ.

Sản phẩm Giá tốt đang HOT tại VPP Ba Nhất

Cách khắc phục lỗi in ngang giấy A4 không thành công

Nếu bạn gặp phải vấn đề khi in ngang giấy A4 không thành công trong Word, Excel hoặc PowerPoint, bạn có thể thử các biện pháp sau để khắc phục:

• Kiểm tra thiết lập trang in: Trước khi in, hãy đảm bảo rằng thiết lập trang in của bạn đang chính xác. Trong Word, Excel hoặc PowerPoint, chọn File > Print (Hoặc Ctrl + P) để mở cửa sổ in. Đảm bảo rằng kích thước giấy được thiết lập là A4 và hướng in là ngang (landscape), không phải dọc (portrait).
• Điều chỉnh cỡ trang và lề: Trong các ứng dụng này, bạn có thể kiểm soát kích thước và lề của trang bằng cách điều chỉnh các thiết lập trong tab “Page Layout” (Word và Excel) hoặc “Design” (PowerPoint). Đảm bảo rằng kích thước trang và lề phù hợp với kích thước A4 và không vượt quá ranh giới của giấy.
• Xác định và điều chỉnh kích thước phần nội dung: Nếu nội dung của bạn vượt quá kích thước của trang A4, hãy kiểm tra xem có phần nào không cần thiết có thể loại bỏ hoặc có thể điều chỉnh lại kích thước phù hợp.
• Kiểm tra thiết lập máy in: Đôi khi, vấn đề có thể nằm ở thiết lập của máy in. Hãy chắc chắn rằng máy in của bạn được thiết lập đúng kích thước giấy là A4 và không có vấn đề gì khác về cài đặt in.
• Thử in ở chế độ xem trước: Trong Word, Excel hoặc PowerPoint, bạn có thể chọn xem trước trước khi in để xem trước cách trang sẽ xuất hiện trên giấy. Điều này có thể giúp bạn phát hiện và sửa lỗi trước khi in thực sự.

Nếu sau khi thực hiện các biện pháp này vấn đề vẫn không được giải quyết, hãy xem xét việc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật hoặc người quản lý máy in của bạn để được hỗ trợ thêm.

Một số lưu ý khi in ngang giấy A4 trong Excel, Word và PowerPoint

Dưới đây là một số lưu ý khi in ngang giấy A4 trong Excel, Word và PowerPoint:

• Thiết kế tài liệu theo hướng ngang: Trước khi in, hãy đảm bảo rằng tài liệu của bạn đã được thiết kế sẵn theo hướng ngang. Điều này giúp kết quả in ra chuẩn.
• Kiểm tra nội dung trước khi in: Nhìn qua nội dung cần in xem đã đúng ý chưa, các số liệu, biểu đồ, bảng biểu có thiết kế hợp lý để in ngang hay không.
• Chọn đúng khổ giấy: Trong quá trình thiết lập in, hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn đúng khổ giấy A4.
• Sử dụng chức năng Scaling: Trong Excel, bạn có thể sử dụng chức năng Scaling để điều chỉnh độ rộng trang giấy và Fit to để gom tất cả dữ liệu vào 1 trang in.
• Lựa chọn hướng in ngang: Đối với Word và PowerPoint, bạn cần chọn Landscape Orientation trong phần Settings khi mở cửa sổ in tài liệu.

Hy vọng những lưu ý trên sẽ giúp bạn in ngang giấy A4 một cách thành công trong Excel, Word và PowerPoint. Chúc bạn thành công!

Lời kết

Trên đây là toàn bộ nội dung hướng dẫn cách in ngang giấy A4 đối với Excel và Word chi tiết. Văn phòng phẩm Ba Nhất hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã nắm rõ được cách thiết lập và in ấn ngang các tài liệu lên giấy A4 một cách đúng cách, dễ dàng. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể cho công việc và học tập của bạn. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về nội dung trên, đừng ngần ngại để lại bình luận phía dưới đây nhé!

Xem thêm: Cách chọn in 2 mặt giấy trong Word, PDF, Excel đơn giản nhất