Cách copy từ Excel sang Word giữ nguyên định dạng đơn giản cực nhanh

Việc sao chép dữ liệu từ Excel và dán vào Word là một kỹ năng quan trọng mà nhiều người cần thực hiện trong công việc hàng ngày. Trong quá trình làm việc với các tài liệu văn phòng, việc chuyển dữ liệu từ một ứng dụng sang ứng dụng khác một cách chính xác và nhanh chóng là điều không thể tránh khỏi.

Bằng cách này, người dùng có thể dễ dàng chia sẻ thông tin, báo cáo, hoặc dữ liệu khác một cách hiệu quả. Trong bài viết này, Văn phòng phẩm Ba Nhất sẽ tìm hiểu cách copy từ Excel sang Word một cách thuận tiện và chính xác nhất.

Mục đích và lợi ích của việc chuyển Excel sang Word

Chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang Word là một thao tác phổ biến trong công việc văn phòng. Việc này mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả công việc. Dưới đây là lý do tại sao copy từ Excel sang Word mang lại nhiều tiện ích cho người dùng, cụ thể:

Tiết kiệm thời gian và công sức soạn thảo lại từ đầu

Thay vì phải copy từng ô dữ liệu hoặc nhập lại toàn bộ nội dung bảng tính từ Excel sang Word, việc sử dụng chức năng paste đặc biệt giúp bạn chuyển trực tiếp cả bảng biểu đã thiết kế sang Word chỉ trong vài thao tác đơn giản.

Nhờ đó, bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức soạn thảo văn bản mà không phải nhập lại hay định dạng lại bảng biểu.

Định dạng và dữ liệu được giữ nguyên

Khi sử dụng chức năng paste đặc biệt của Word như Paste Special, Word sẽ giữ nguyên được định dạng của bảng như font chữ, kích thước, màu sắc các ô, căn lề, khoảng cách,…

Ngoài ra, các công thức tính toán, định dạng số, đồ thị, biểu đồ có trong Excel cũng sẽ được giữ nguyên khi paste sang Word. Nhờ đó, người đọc có thể dễ dàng theo dõi và tham khảo dữ liệu.

Dễ dàng chỉnh sửa và cập nhật nội dung bảng

Một ưu điểm nữa của việc dùng Paste Special để dán bảng tính Excel vào Word là bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa và cập nhật lại nội dung bảng mà không cần mở lại file Excel gốc.

Chẳng hạn khi số liệu có sự thay đổi, bạn có thể cập nhật ngay trong bảng đã paste vào Word mà không làm ảnh hưởng đến nội dung khác trong văn bản.

Tạo văn bản chuyên nghiệp và sinh động hơn

Việc kết hợp giữa văn bản Word với các bảng số liệu, đồ thị của Excel sẽ giúp người đọc dễ tiếp nhận thông tin hơn. Đồng thời, tài liệu cũng trở nên sinh động, chuyên nghiệp và thuyết phục hơn.

Nhìn chung, cách copy từ Excel sang Word đem lại nhiều tiện ích, giúp tiết kiệm thời gian và công sức soạn thảo, đồng thời tạo ra những tài liệu Word ấn tượng với người đọc.

Xem thêm: Cách chọn in 2 mặt giấy trong Word, PDF, Excel đơn giản nhất

Cách copy từ Excel sang Word vừa trang giấy siêu đơn giản

Có nhiều cách copy từ Excel sang Word vừa trang giấy và vẫn giữ nguyên định dạng, tùy thuộc vào nhu cầu và sở thích của bạn. Dưới đây là một số cách phổ biến nhất:

Chuyển Excel sang Word dùng chức năng Paste Special

Đây là cách copy từ Excel sang Word đơn giản, nhanh chóng mà vẫn giữ nguyên được định dạng ban đầu. Cụ thể các bước thực hiện như sau:

• Bước 1: Trong Excel, chọn vùng dữ liệu/bảng tính cần copy
• Bước 2: Sao chép (Ctrl + C) vùng vừa chọn
• Bước 3: Sang file Word và chọn vị trí cần dán bảng tính
• Bước 4: Chọn thẻ Home => Chọn mũi tên cạnh biểu tượng Paste => Chọn Paste Special
• Bước 5: Trong hộp thoại Paste Special, chọn Microsoft Excel Worksheet Object => Nhấn OK
• Bước 6: Bảng Excel đã được dán sang Word với định dạng ban đầu được giữ nguyên.

Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể dễ dàng chuyển các bảng tính từ Excel sang Word một cách nhanh chóng.

Chuyển Excel sang Word bằng cách chuyển định dạng sang ảnh

Ngoài cách trên, bạn cũng có thể chuyển một phần bảng tính Excel sang định dạng ảnh rồi dán vào Word. Cụ thể:

• Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần copy trong Excel
• Bước 2: Sau chép vùng đã chọn, sang Word và paste. Lúc này sẽ hiện ra cửa sổ Excel chứa nội dung vừa copy.
• Bước 3: Trong Excel vừa mở, chọn thẻ File => Save As và lưu dưới định dạng .PNG hoặc .JPEG. Lưu ý đặt tên và chọn nơi lưu phù hợp.
• Bước 4: Quay lại file Word, ảnh chụp màn hình vùng bảng tính Excel đã được chèn vào. Bạn có thể điều chỉnh kích thước và vị trí cho phù hợp.

Như vậy, bạn cũng có thể dễ dàng chuyển một phần bảng tính Excel sang Word dưới dạng ảnh. Tuy nhiên cách này sẽ không thể chỉnh sửa dữ liệu được nữa.

Xem thêm: Cách in ngang giấy A4 trong Excel và Word đơn giản chi tiết

Dùng phần mềm online để copy từ Excel sang Word

Thay vì sử dụng các thao tác thủ công để copy từ Excel sang Word như trên có thể tốn nhiều thời gian, bạn có thể áp dụng các phần mềm online miễn phí để thực hiện việc này một cách hiệu quả.

Phần mềm smallpdf.com để chuyển từ Excel sang Word

Smallpdf.com là một công cụ trực tuyến miễn phí cho phép bạn chuyển đổi file Excel sang Word một cách nhanh chóng và dễ dàng, mà vẫn giữ nguyên định dạng bảng tính.

Cách sử dụng smallpdf để chuyển Excel sang Word:

• Bước 1: Truy cập smallpdf.com
• Bước 2: Click nút Choose file để chọn file Excel cần chuyển đổi rồi Open
• Bước 3: Chờ một lát để smallpdf xử lý file, sau đó bấm Download để tải file Word đã được chuyển đổi.

Lưu ý: smallpdf hỗ trợ chuyển đổi miễn phí với file dung lượng dưới 200MB

Phần mềm Convertio.com để chuyển Excel sang Word

Convertio.com cũng là công cụ chuyển đổi file online, giúp bạn dễ dàng chuyển Excel sang Word.

• Bước 1: Vào convertio.com chọn Excel to Word
• Bước 2: Chọn nút Choose Files hoặc kéo thả file Excel muốn chuyển vào khung
• Bước 3: Nhấn Convert và chờ 1-2 phút để xử lý xong
• Bước 4: Click nút Download để tải file đã được chuyển đổi thành Word.

Cách xử lý khi chuyển hoặc copy từ Excel sang Word bị lỗi font

Khi chuyển hoặc copy bảng Excel sang Word, bạn có thể gặp phải lỗi font chữ, ký tự bị hiển thị sai hoặc không hiển thị được. Đa phần, nguyên nhân dẫn đến lỗi font khi copy Excel sang Word là do:

• Font được sử dụng trong Excel là font không phổ biến, hiếm gặp.
• Font đó chưa được cài đặt sẵn trên máy tính.
• Bảng tính sử dụng nhiều font khác nhau gây khó khăn cho Word khi nhận diện và hiển thị đúng.

Để xử lý vấn đề này, bạn có thể áp dụng một số cách sau:

Cách 1: Kiểm tra và thay đổi font chữ trong Excel trước khi copy

• Nếu font đang sử dụng trong Excel là font hiếm gặp, bạn nên thay đổi sang font phổ biến hơn như Times New Roman, Arial, Calibri,….
• Nên sử dụng cùng một font chuẩn cho toàn bộ bảng tính thay vì nhiều font khác nhau để đảm bảo Word nhận diện đúng khi paste.

Cách 2: Kiểm tra font có sẵn trong máy tính và cài thêm nếu cần

Khi gặp lỗi font, bạn nên kiểm tra xem font đó đã được cài đặt sẵn trong máy tính chưa. Nếu chưa có thì tải về và cài đặt font đó, sau đó paste lại bình thường.

Cách 3: Dùng chức năng Paste Special, chọn paste as Unformatted Text

Đây là cách đơn giản và hiệu quả để xử lý lỗi font khi copy từ Excel sang Word. Cụ thể:

• Trong Word, paste bảng tính đã copy từ Excel (bất kể font đúng hay sai)
• Chọn thẻ Home -> Paste -> Paste Special -> Chọn Unformatted Text -> OK. Lúc này, toàn bộ nội dung bảng sẽ được hiển thị đúng font mặc định của Word.

Xem thêm: Cách in 4 trang trên 1 mặt giấy trong Word hoặc PDF đơn giản nhanh chóng

Kết luận

Trong bài viết này, Văn phòng phẩm Ba Nhất đã giúp bạn tìm hiểu về cách copy dữ liệu từ Excel sang Word một cách hiệu quả và tiện lợi. Qua việc sử dụng các phím tắt và tính năng của cả hai ứng dụng, chúng ta có thể thực hiện quá trình này một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Cách copy từ Excel sang Word vào đoạn văn này cũng giúp tăng khả năng tìm kiếm và giúp người đọc dễ dàng tìm thấy thông tin một cách nhanh chóng. Hy vọng rằng những kỹ thuật và mẹo mà chúng ta đã thảo luận sẽ giúp ích cho công việc của bạn và tối ưu hóa quá trình làm việc với Excel và Word.