3 Cách Sắp Xếp Hồ Sơ Văn Phòng Đơn Giản Hiệu Quả

Quản lý và cách mà bạn lưu trữ hồ sơ văn phòng là một trong những khâu vô cùng quan trọng mà bộ phận hành chính của doanh nghiệp luôn đau đầu. Tuy nhiên, liệu rằng các bạn hành chính đã biết cách sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học và hợp lý chưa ? Hãy cùng Văn Phòng Phẩm Ba Nhất hôm nay tìm hiểu nhé!

Trong công việc hàng ngày liên quan đến giấy tờ, thì có đôi khi chúng ta sẽ cảm thấy khá mệt mỏi khi nhìn thấy những tập hồ sơ lung tung ở khắp mọi nơi trong các góc làm việc thậm chí là còn không tìm ra được chính xác bộ hồ sơ mình cần sử dụng. Điều này cũng có khi sẽ gây ra ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu quả công việc của bạn. Cách sắp xếp thế nào hợp lý hơn cho các loại hồ sơ văn phòng không phải là một công việc đơn giản. Nó còn đòi hỏi chính chúng ta phải biết cách cũng như cần sự cẩn thận.

Dưới đây cũng là một vài phương pháp sắp xếp hồ sơ văn phòng mà chúng tôi muốn giới thiệu đến các bạn.

Cách chọn đúng loại tủ đựng hồ sơ

Với khối lượng hồ sơ lớn thì bạn không thể cất chúng trong cặp xách hay những chiếc túi nhỏ. Bởi vì những điều này sẽ làm chúng lộn xộn, chúng cũng rất khó tìm khi chúng ta cần đến. Và khi đó, việc bạn lựa chọn chiếc tủ đựng tài liệu hồ sơ văn phòng lúc này là rất quan trọng. Đối với tủ đựng hồ sơ, có hai tiêu chí bạn nên áp dụng khi chọn mua.

Đầu tiên, bạn hãy nên sử dụng chiếc tủ đựng có nhiều ngăn chứa. Tủ đựng có các ngăn phía trên cũng như có nhiều hộc tủ sẽ tiện lợi hơn rất nhiều cho những người đang sử dụng. Bạn cũng nên lựa chọn loại tủ với các ngăn có kích thước khác nhau để phù hợp với nhiều loại hồ sơ, tài liệu nhiều kích cỡ.

Tiếp theo, thì một tiêu chí khi chọn tủ đựng đó là loại tủ treo tường. Hồ sơ văn phòng của chúng ta thường sẽ có trọng lượng tương đối nên khi sử dụng tủ treo tường không gian phòng làm việc của bạn sẽ thoáng đãng hơn, rộng rãi hơn. Bên cạnh đó, có thêm một cách sắp xếp hồ sơ văn phòng hiệu quả đó chính là sử dụng những mẩu giấy ghi chú. Từng ngăn tủ riêng biệt với từng loại hồ sơ khác nhau, bạn có thể ghi chú bằng những mẩu giấy rồi dán trên mép tủ có danh mục hồ sơ.

Mẹo sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học

Khi bạn tiến hành sắp xếp hồ sơ theo hệ thống thì việc kiểm tra, tìm kiếm sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Bạn cũng có thể sắp xếp hồ sơ văn phòng theo thời gian. Với cách làm này dựa trên thời gian công việc ghi trong hồ sơ để sắp xếp thứ tự trước sau. Bạn cũng có thể phân nhỏ ra theo từng tháng hay từng quý, từng năm sao cho cụ thể.

Để không quên, hay bị bỏ xót hay khi cần dùng đến tìm dễ dàng hơn, bạn nên ghi chú cẩn thận thời điểm.

Một cách sắp xếp hồ sơ văn phòng đang được khá nhiều người lựa chọn đó là sắp xếp bìa đựng hồ sơ theo bảng chữ cái. Ví dụ như với những loại hồ sơ thiệp mời, thư từ hay thống kê…bạn cũng có thể xếp vào ngăn hồ sơ chữ T.

Với cách sắp xếp này thì yêu cầu bạn phải học thuộc bảng mẫu để tra cứu. Cách làm này bạn nên áp dụng cho những người có trí nhớ tốt cũng như  cẩn thận khi làm việc.

Bạn cũng có thể sắp xếp các loại hồ sơ theo tính chất của nó. Ví dụ, nhue bạn có thể phân hồ sơ theo hai loại hồ sơ cần giải quyết luôn và hồ sơ nếu bạn thấy chưa cần phải giải quyết. Ngoài ra, cũng có thể sắp xếp hồ sơ theo tính bảo mật của nó. Những tệp hồ sơ tối mật, bạn nên cất vào những ngăn kéo có khóa chắc chắn.

>>> Xem thêm: 5 loại băng keo văn phòng doanh nghiệp nào cũng phải có

Lưu trữ hồ sơ – một công cụ hỗ trợ quan trọng trong việc sắp xếp hồ sơ

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ khoa học, việc bạn lưu trữ hồ sơ để tiện truy cập khi cần đến đã trở nên dễ dàng hơn nữa. Thông qua các bản liệt kê danh mục hồ sơ này thì năng suất làm việc của chúng ta cũng đang tăng lên. Bạn cũng có thể sử dụng máy quét, quét thêm các tập hồ sơ rồi đánh số để lưu trữ vào file máy tính.

Nếu như chiếc máy tính làm việc của bạn có ổ CD -Read and Write, bạn có thể lưu trữ hồ sơ tại đĩa CD Rom.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng thêm cách làm các đồ dùng văn phòng phẩm thủ công. Sử dụng thêm những chiếc bút để đánh số vào góc của hồ sơ. Hay bạn còn có thể sử dụng các nhãn dán để phục vụ việc lưu trữ hồ sơ của mình. Với những chiếc nhãn, bạn có thể đánh dấu số thứ tự hồ sơ vào đó.

Trên đây chúng tôi vừa cung cấp thêm cho các bạn hành chính văn phòng một vài cách sắp xếp hồ sơ văn phòng sao khoa học nhất. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho việc sắp xếp hồ sơ ngăn nắp sẽ giúp bạn có không gian làm việc khoa học hơn. Nhờ đó mà hiệu quả công việc cũng trở nên tốt hơn.