3 Cách Sắp Xếp Hồ Sơ Văn Phòng Đơn Giản Và Hiệu Quả

Quản lý và lưu trữ hồ sơ đều là một trong những khâu quan trọng. Tuy nhiên, bạn đã biết cách sắp xếp hồ sơ văn phòng khoa học và hợp lý chưa? Hãy cùng Văn Phòng Phẩm Ba Nhất tìm hiểu nhé!

Trong công việc hàng ngày, đôi khi chúng ta sẽ cảm thấy mệt mỏi khi nhìn thấy những tập bìa hồ sơ ở khắp mọi nơi trong góc làm việc. Điều này có khi làm ảnh hưởng đến chất lượng hiệu quả của công việc. Cách sắp xếp các tập hồ sơ văn phòng không phải là một công việc đơn giản. Nó còn đòi hỏi chúng ta phải biết cách cũng như là cần sự cẩn thận.

Dưới đây sẽ là một vài phương pháp sắp xếp hồ sơ văn phòng chúng tôi muốn giới thiệu đến cho các bạn.

Cách chọn loại tủ đựng hồ sơ

Với lượng hồ sơ lớn thì bạn không thể nào  cất chúng trong cặp hay những chiếc túi nhỏ. Bởi điều này sẽ làm cho chúng lộn xộn và sẽ rất khó tìm khi chúng ta cần đến. Và khi đó, việc lựa chọn một chiếc tủ đựng tài liệu hồ sơ là rất quan trọng. Đối với tủ đựng, sẽ có hai tiêu chí bạn nên áp dụng khi chọn mua.

Đầu tiên, bạn cần nên sử dụng chiếc tủ đựng có nhiều ngăn. Tủ đựng có các ngăn phía trên cũng như nhiều hộc tủ sẽ tiện lợi hơn rất nhiều dành cho người sử dụng. Bạn cũng cần nên lựa chọn tủ với các ngăn có kích thước khác nhau để phù hợp với nhiều loại hồ sơ và tài liệu. Tiếp theo, một tiêu chí khi chọn tủ đựng đó chính là loại tủ treo tường. Hồ sơ văn phòng của chúng ta có trọng lượng tương đối nên khi sử dụng tủ treo tường không gian phòng làm việc của bạn sẽ trở nên thoáng đãng và rộng rãi hơn. Bên cạnh đó, một cách sắp xếp hồ sơ văn phòng rất hiệu quả đó chính là sử dụng những mẫu giấy ghi chú. Từng ngăn tủ với từng loại hồ sơ khác nhau, bạn cũng có thể ghi chú bằng những mẫu giấy rồi dán trên mép tủ.

Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng một cách khoa học

Khi bạn xếp hồ sơ theo hệ thống thì việc kiểm tra và tìm kiếm sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn cũng có thể sắp xếp hồ sơ văn phòng theo thời gian. Cách làm này sẽ dựa trên thời gian công việc ghi trong hồ sơ để sắp xếp các thứ tự trước sau. Bạn cũng có thể phân nhỏ ra theo từng tháng hay từng quý và từng năm.

Để không quên, bỏ xót hay khi cần dùng đến sẽ tìm dễ dàng hơn, bạn cần nên ghi chú cẩn thận thời điểm.

Một cách sắp xếp hồ sơ văn phòng được khá là nhiều người lựa chọn đó chính là sắp xếp bìa đựng hồ sơ theo bảng chữ cái. Ví dụ với những loại hồ sơ thiệp mời, thư từ hay thống kê…bạn cũng có thể xếp vào ngăn hồ sơ chữ T.

Với cách sắp xếp hồ sơ văn phòng này yêu cầu bạn sẽ phải học thuộc bảng mẫu để tra. Cách làm này nên áp dụng cho những người nào có trí nhớ tốt cũng như cẩn thận khi làm việc.

Bạn cũng có thể sắp xếp hồ sơ theo tính chất của nó. Ví dụ, bạn cũng có thể phân hồ sơ theo hai loại hồ sơ cần giải quyết luôn và hồ sơ chưa cần phải giải quyết. Ngoài ra, bạn cũng có thể sắp xếp hồ sơ theo tính bảo mật của nó. Những hồ sơ tối mật, bạn nên cất vào những ngăn tủ kéo có khóa chắc chắn.

>>> Xem thêm: Kinh doanh văn phòng phẩm online hiệu quả, bất ngờ

Lưu trữ hồ sơ một công cụ hỗ trợ quan trọng nhất trong việc sắp xếp hồ sơ

Với sự phát triển của các công nghệ khoa học, việc lưu trữ hồ sơ để tiện truy cập khi cần đến đã trở nên dễ dàng hơn. Thông qua bản liệt kê danh mục hồ sơ này, năng suất làm việc của chúng ta cũng đều tăng lên. Bạn cũng có thể sử dụng máy quét để quét các tập hồ sơ rồi đánh số để lưu trữ vào file máy tính.

Nếu chiếc máy tính làm việc của bạn có ổ CD -Read and Write, bạn cũng có thể lưu trữ hồ sơ tại đĩa CD Rom.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng cách thủ công. Sử dụng những chiếc bút để đánh số vào góc của các hồ sơ. Hay bạn cũng có thể sử dụng các nhãn dán để phục vụ việc lưu trữ hồ sơ của mình. Với những chiếc nhãn này, bạn cũng có thể đánh dấu số thứ tự hồ sơ vào đó.

Trên đây sẽ là một vài cách sắp xếp hồ sơ văn phòng mà Văn phòng phẩm Ba Nhất muốn giới thiệu đến cho các bạn. Hy vọng với những thông tin này sẽ giúp ích cho các bạn. Việc sắp xếp hồ sơ ngăn nắp sẽ giúp cho bạn có không gian làm việc khoa học hơn. Nhờ đó hiệu quả công việc cũng trở nên tốt hơn.