Đồ Dùng, Dụng Cụ Và Trang Thiết Bị Văn Phòng Gồm Những Gì?

Khi đi thuê văn phòng mới hay là setup văn phòng chắc có lẽ sẽ có rất nhiều đồ dùng và trang thiết bị văn phòng cần phải mua sắm và chuẩn bị nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sẽ không gặp bất kì trở ngại và khó khăn nào dù có là nhỏ nhất.

Vậy trang thiết bị văn phòng bao gồm có những thứ gì? Các đồ dùng văn phòng thường được sử dụng là gì? Hôm nay Văn Phòng Phẩm Ba Nhất sẽ liệt kê và giúp  các bạn để không xảy ra những tình trạng thiếu sót khi cần lập kế hoạch hay danh sách để mua sắm cho.

Trang thiết bị văn phòng là gì?

Trang thiết bị văn phòng là các dụng cụ, thiết bị và đồ dùng được sử dụng trong môi trường văn phòng để hỗ trợ công việc và hoạt động hàng ngày. Các trang thiết bị văn phòng bao gồm những vật dụng như máy tính, máy in, máy fax, điện thoại, bàn làm việc, ghế ngồi, tủ hồ sơ, bút viết, giấy tờ, kẹp giấy, hộp đựng tài liệu, bìa cứng, bưu thiếp, và các dụng cụ văn phòng khác. Những trang thiết bị này giúp tạo điều kiện làm việc thuận lợi và hiệu quả cho nhân viên trong môi trường văn phòng.

Vai trò của các trang thiết bị văn phòng ở trong doanh nghiệp

Trang thiết bị văn phòng phẩm bao gồm có những gì?

Văn phòng phẩm là tập hợp của nhiều đồ dùng hay vật dụng sử dụng cho công việc hàng ngày tại các văn phòng như:

Các loại giấy in

Các loại giấy in là 1 loại văn phòng phẩm không thể nào thiếu đối với bất kỳ văn phòng nào vì gần như tất cả các công việc văn phòng đều cần phải sử dụng tới giấy.

Giấy A4 luôn là 1 loại giấy được sử dụng nhiều nhất và thiết yếu nhất trong môi trường văn phòng. Khổ giấy A4 được sử dụng cho các mục đích như in cũng như là photo.

Ngài ra bạn cũng có thể cần sử dụng thêm bìa màu, giấy than hay giấy nhớ, giấy in hóa đơn. Ngoài ra giấy note cũng được sử dụng rất phổ biến. Thật tốt nếu như công ty của bạn phát cả giấy note cho nhân viên.

Nếu bên bạn có liên quan đến các công trình hay các bản vẽ thì giấy A3 cũng là một trong những loại giấy không thể nào thiếu.

Các loại bút

Sau khi có giấy, chúng ta phải cần có thêm bút. Bút bi, bút chì, bút phủ hay bút màu,… Tùy nhu cầu của văn phòng và loại hình kinh doanh của các doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn mua các loại bút phù hợp.

Các loại sổ, sách văn phòng

Công việc và hoạt động văn phòng, công ty cũng cần dùng đến các loại dụng cụ văn phòng như sổ sách kế toán và các loại sổ văn phòng khác.

Trong đó, sổ sách kế toán bao gồm có những: các loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho hay hóa đơn và sổ lương,… Và sổ văn phòng thường là các loại sổ nhỏ, được nhân viên sử dụng để ghi chép và lưu ý trong quá trình làm việc.

Folder/ bìa kẹp để đựng tài liệu và cặp trình ký

Folder hay còn gọi là bìa kẹp tài liệu là 1 trang thiết bị văn phòng phẩm giúp quản lý hiệu quả, sắp xếp và lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ cũng như là tài liệu. Vật dụng này rất quan trọng và hữu ích dành cho các nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc hay trong những buổi gặp mặt và làm việc cùng khách hàng hay ký kết hợp đồng. Khi sắm trình ký, nhớ mua thêm giấy note dán trình ký tránh phải dở từng trang khi xin chữ ký nhé.

>>> Xem thêm: Những loại thiết bị văn phòng phẩm cần thiết cho doanh nghiệp

Nội thất văn phòng bao gồm những gì?

Nội thất văn phòng bao gồm các mục sau:

• Bàn làm việc: Là nơi mà nhân viên thực hiện công việc của mình, bàn làm việc thường có kích thước và hình dạng khác nhau để phù hợp với nhu cầu làm việc.
• Ghế làm việc: Cung cấp sự thoải mái và hỗ trợ cho người sử dụng trong quá trình làm việc hàng ngày.
• Tủ hồ sơ: Dùng để lưu trữ và tổ chức các tài liệu, hồ sơ, và vật dụng văn phòng khác một cách gọn gàng và tiện lợi.
• Kệ sách: Dùng để trưng bày và lưu trữ sách, tài liệu, và vật dụng khác một cách ngăn nắp và dễ dàng tiếp cận.
• Bàn họp và ghế họp: Dùng để tổ chức các cuộc họp và thảo luận trong công ty hoặc văn phòng.
• Ghế khách và bàn tiếp khách: Dùng để đón tiếp và phục vụ khách hàng hoặc đối tác khi họ đến văn phòng.
• Đèn bàn và đèn trần: Cung cấp ánh sáng cho không gian làm việc, giúp tăng cường sự tập trung và hiệu suất làm việc.
• Kệ để đồ: Dùng để lưu trữ các vật dụng cá nhân của nhân viên hoặc các vật dụng cần thiết trong quá trình làm việc.
• Bàn làm việc cho quản lý và bàn làm việc cho nhân viên: Phân chia không gian làm việc theo vị trí và vai trò của từng nhóm hoặc cá nhân trong công ty.
• Vật dụng văn phòng như kẹp giấy, bút viết, thước kẻ, và hộp đựng bút: Các vật dụng này giúp tiện lợi trong công việc hàng ngày của nhân viên.

Tất cả những mục trên đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và chuyên nghiệp trong văn phòng.

Máy móc và trang thiết bị văn phòng bao gồm những gì?

Máy móc và trang thiết bị văn phòng bao gồm các mục sau:

• Máy tính và laptop: Đây là thiết bị cơ bản và quan trọng nhất trong môi trường văn phòng, được sử dụng để xử lý thông tin, làm việc với văn bản, bảng tính, và thực hiện nhiều công việc khác.
• Máy in và máy photocopy: Sử dụng để in và sao chụp tài liệu, giúp tái chế thông tin từ điện tử sang hình ảnh giấy và ngược lại.
• Máy fax: Dùng để gửi và nhận các tài liệu qua mạng điện thoại, thường được sử dụng để liên lạc và trao đổi thông tin với đối tác hoặc khách hàng.
• Máy quét (scanner): Sử dụng để chuyển đổi các tài liệu giấy thành định dạng điện tử, giúp lưu trữ và chia sẻ thông tin một cách thuận tiện.
• Điện thoại văn phòng: Dùng để thực hiện các cuộc gọi nội bộ và ngoại bộ, cũng như tham gia vào các cuộc họp và cuộc trò chuyện nhóm.
• Máy chiếu (projector): Dùng để hiển thị hình ảnh từ máy tính hoặc thiết bị đa phương tiện lên màn chiếu, thường được sử dụng trong các buổi thuyết trình hoặc hội thảo.
• Thiết bị định vị và máy chấm công: Sử dụng để quản lý và giám sát thời gian làm việc của nhân viên, đồng thời cũng giúp quản lý lịch trình và nguồn nhân lực của công ty.
• Thiết bị lưu trữ dữ liệu (ví dụ: ổ cứng ngoài, USB): Được sử dụng để sao lưu và lưu trữ dữ liệu quan trọng, giúp bảo vệ thông tin và phòng tránh mất mát dữ liệu.

Tất cả các máy móc và trang thiết bị văn phòng trên đều đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ công việc hàng ngày và quản lý thông tin trong môi trường văn phòng.

Các tiêu chí để lựa chọn được thiết bị văn phòng phù hợp