Cơ Quan, Cá Nhân Nên Làm Gì Khi Mất Con Dấu?

Con dấu đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch, văn bản chính thức của cả doanh nghiệp lẫn các cơ quan hành chính. Do đó, việc mất con dấu không chỉ gây ra rắc rối mà còn có thể tạo ra những vấn đề pháp lý tiềm tàng nếu không xử lý đúng cách. Dưới đây là làm gì khi mất con dấu, các quy định pháp luật liên quan đến cấp lại con dấu bị mất và hướng dẫn thủ tục làm lại con dấu.

Việc quan trọng đầu tiên khi mất con dấu doanh nghiệp

Khi một doanh nghiệp không may bị mất con dấu, sẽ cần thực hiện một số thủ tục quan trọng để thông báo và cấp lại dấu mới theo quy định của pháp luật. Đầu tiên, doanh nghiệp nên nhanh chóng báo cáo việc mất con dấu này tới cơ quan có thẩm quyền, cụ thể là cơ quan công an để ghi nhận và xử lý tình huống.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần lập một văn bản báo cáo rõ ràng về việc mất con dấu, bao gồm lý do, thời gian, và các thông tin chi tiết liên quan. Văn bản này phải được người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký xác nhận nhằm đảm bảo tính chính xác và pháp lý.

Sau khi hoàn thành văn bản báo cáo, doanh nghiệp sẽ nộp kèm “giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu” đến cơ quan công an quản lý để thông báo và thực hiện thủ tục cấp lại dấu. Đối với quá trình cấp lại con dấu, thủ tục cụ thể có thể khác nhau tùy vào thời điểm doanh nghiệp đăng ký và cơ quan cấp phép ban đầu.

Nếu con dấu được cấp trước ngày 01/07/2015 bởi cơ quan trung ương, doanh nghiệp phải liên hệ với Cục Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội, thuộc Bộ Công an, để thực hiện thủ tục cấp lại. Trong trường hợp con dấu được cấp bởi địa phương (bất kể trước hay sau ngày 01/07/2015), doanh nghiệp sẽ cần làm việc với Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính và trật tự xã hội tại tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp đăng ký hoặc cấp mới con dấu sau ngày 01/07/2015, thủ tục sẽ có sự thay đổi. Cụ thể, họ sẽ phải liên hệ với cơ sở khắc dấu phù hợp và nộp hồ sơ cấp lại con dấu tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố. Những bước này giúp doanh nghiệp nhanh chóng có con dấu mới để tiếp tục hoạt động kinh doanh mà không gặp gián đoạn.

Quy định pháp luật về cấp lại con dấu bị mất, hư hỏng

Theo quy định tại Điều 15 của Nghị định 96/2015/NĐ-CP, các doanh nghiệp được thành lập trước ngày 1 tháng 7 năm 2015 có quyền tiếp tục sử dụng con dấu đã được cấp mà không cần phải thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhu cầu làm thêm con dấu hoặc thay đổi màu mực dấu, cần thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu theo quy định hiện hành.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã được thành lập trước ngày 1 tháng 7 năm 2015 và muốn làm con dấu. Doanh nghiệp phải nộp lại con dấu cũ cùng Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã đã cung cấp giấy chứng nhận. Cơ quan công an sẽ cấp giấy biên nhận khi nhận lại con dấu của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp bị mất con dấu hoặc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Doanh nghiệp có quyền làm con dấu mới theo quy định của nghị định này. Đồng thời, doanh nghiệp cần thông báo về việc mất con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho cơ quan công an nơi đã cung cấp giấy chứng nhận.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có trách nhiệm thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp có trụ sở chính để được đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về việc đăng ký doanh nghiệp trong các trường hợp sau:

• Làm con dấu lần đầu sau khi đã đăng ký doanh nghiệp.
• Thay đổi số lượng, nội dung và hình thức mẫu con dấu, màu mực dấu.
• Hủy mẫu con dấu.

Trình tự, thủ tục và hồ sơ thông báo mẫu con dấu sẽ được thực hiện theo quy định về đăng ký doanh nghiệp. Việc tuân thủ những quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong các giao dịch kinh doanh.

Làm lại con dấu cần thủ tục như thế nào?

Trường hợp doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/07/2015 làm mất con dấu

Trong trường hợp con dấu của doanh nghiệp bị mất hoặc hỏng, đặc biệt là các dấu được cấp bởi cơ quan công an, doanh nghiệp cần tiến hành theo quy trình như sau để khắc lại con dấu hợp pháp:

Cách xử lý khi mất con dấu

Đối với các doanh nghiệp được thành lập trước ngày 01/07/2015, con dấu thường do cơ quan công an cấp. Vì vậy, khi xảy ra tình huống mất con dấu, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Liên hệ với cơ quan công an nơi đã cấp con dấu để thông báo việc mất con dấu và giấy chứng nhận mẫu dấu. Đây là bước quan trọng đầu tiên để cơ quan công an có cơ sở xử lý và hướng dẫn tiếp theo.
• Bước 2: Sau khi hoàn tất thông báo, doanh nghiệp tiến hành khắc con dấu mới. Đồng thời, cần đăng ký và công bố mẫu dấu mới tại Phòng đăng ký kinh doanh. Trong biểu mẫu công bố, ở phần “Mẫu con dấu cũ”, doanh nghiệp có thể để trống hoặc ghi “mất dấu” tùy thuộc vào quy định cụ thể của Phòng đăng ký kinh doanh địa phương.

Lưu ý quan trọng: Theo điểm d, mục 2, điều 12 của Nghị định 167/2013/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không thông báo kịp thời với cơ quan có thẩm quyền về việc mất con dấu, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 2.000.000 đến 3.000.000 đồng.

Hồ sơ cần thiết để đăng ký lại mẫu con dấu

Khi muốn đăng ký lại mẫu con dấu, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đúng theo quy định tại mục 3, điều 15 của Nghị định 99/2016/NĐ-CP. Cụ thể:

• Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu: Trong văn bản này, doanh nghiệp cần nêu rõ lý do mất hoặc hỏng con dấu, đồng thời có xác nhận của cơ quan quản lý trực tiếp hoặc cơ quan có thẩm quyền.
• Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu cũ: Đây là giấy chứng nhận của mẫu con dấu được cấp trước đó, đóng vai trò làm căn cứ để xác thực và đối chiếu trong quá trình cấp lại mẫu dấu mới.

Các bước này giúp doanh nghiệp đảm bảo quy trình khắc lại con dấu hợp lệ, tránh các rủi ro pháp lý và bảo vệ tính hợp pháp cho các hoạt động kinh doanh.

Trường hợp doanh nghiệp thành lập sau ngày 01/07/2015 làm mất con dấu

Khi doanh nghiệp được thành lập sau ngày 1 tháng 7 năm 2015, việc quản lý và sử dụng con dấu hoàn toàn thuộc về doanh nghiệp. Nếu gặp phải tình huống mất con dấu, hãy thực hiện theo các bước dưới đây:

• Trường hợp muốn tiếp tục sử dụng mẫu con dấu đã mất: Doanh nghiệp có thể tiến hành khắc con dấu mới để thay thế cho con dấu đã mất mà không cần thông báo cho cơ quan đăng ký kinh doanh. Lưu ý rằng con dấu mới phải hoàn toàn giống với mẫu con dấu cũ.
• Trường hợp muốn thay đổi mẫu con dấu: Nếu doanh nghiệp muốn khắc một mẫu con dấu khác với mẫu đã mất, cần thực hiện thủ tục khắc con dấu mới và thông báo về sự thay đổi mẫu dấu đến Phòng đăng ký kinh doanh. Trong phần ghi chú “Mẫu con dấu cũ,” doanh nghiệp có thể để trống hoặc ghi “mất dấu,” tùy thuộc vào yêu cầu của từng Phòng đăng ký kinh doanh.

Kết luận

Mất con dấu là vấn đề nghiêm trọng đòi hỏi các doanh nghiệp, cơ quan và cá nhân cần xử lý kịp thời để tránh các rủi ro pháp lý. Nếu bạn đang tìm kiếm địa chỉ tin cậy để làm lại con dấu, Văn phòng phẩm Ba Nhất là sự lựa chọn lý tưởng. Ba Nhất cung cấp các sản phẩm chất lượng và dịch vụ làm con dấu nhanh chóng, đảm bảo giúp doanh nghiệp của bạn an tâm trong quá trình hoạt động và xử lý các sự cố mất con dấu. Liên hệ ngay với Văn phòng phẩm Ba Nhất để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu của bạn!