Dấu Giáp Lai Là Gì? Cách Đóng Dấu Giáp Lai Chuẩn Quy Định

Dấu giáp lai là một yếu tố quan trọng trong việc xác thực, bảo vệ tài liệu khỏi chỉnh sửa trái phép. Với những tài liệu quan trọng, đóng dấu giáp lai là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo tính toàn vẹn và giá trị pháp lý. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ dấu giáp lai là gì, khi nào cần đóng dấu giáp lai, và cách thực hiện sao cho chuẩn xác.

Dấu giáp lai là gì?

Dấu giáp lai là con dấu đóng phía lề trái hoặc phải của tài liệu từ 02 tờ trở lên cho tất cả những tờ có thông tin về con dấu đảm bảo tính xác thực của từng tờ văn bản và ngăn chặn việc thay đổi nội dung, tài liệu bị sai lệch.

Việc đóng và dùng con dấu góp phần hoàn thiện hình thức pháp lý cho văn bản cũng như có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là lúc phát sinh tranh chấp trước tòa án.

Khi nào cần đóng dấu giáp lai?

Theo quy định tại Điều 49 Luật Công chứng năm 2014, văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng khi có từ 2 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Tại Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP có quy định, khi đóng dấu giáp lai cần bảo đảm việc ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan/tổ chức thực hiện công chứng đồng thời ghi vào sổ chứng thực;

Đối với bản sao có từ 02 trang trở lên thì ghi lời chứng phía trang cuối và nếu bản sao có từ 02 tờ trở lên buộc phải đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được công chứng từ bản chính, văn bản hay nhiều bản sao được công chứng từ bản chính, văn bản trong cùng một thời điểm sẽ được ghi cùng một số chứng thực.

Theo quy định ở Khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV, dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc của phụ lục, trùm lên một phần những tờ giấy, mỗi dấu đóng được tối đa 5 trang văn bản. Dấu giáp lai thường được dùng cho các văn bản, hợp đồng hay những loại giấy tờ có từ 02 trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ 03 trang trở lên đối với các văn bản in 02 mặt.

Cách đóng dấu giáp lai chuẩn quy định

Dấu giáp lai được đóng ở đâu

Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định về việc dùng con dấu như sau:

• Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, đóng đúng chiều và đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
• Khi đóng dấu lên chữ ký phần dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
• Những văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hay phụ lục: Dấu được đóng ở trang đầu, trùm một phần lên tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề của phụ lục.
• Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, hay đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan và tổ chức quy định.
• Dấu giáp lai được đóng ở khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa được 05 tờ văn bản.

Cách đóng dấu giáp lai

Theo quy định tại khoản 1 Điều 33 Nghị định 30, dấu giáp lai được đóng trùm lên từ 02 đến 05 tờ văn bản. Việc này nhằm đảm bảo rằng các trang tài liệu liền kề không thể bị thay đổi hoặc tách rời mà không để lại dấu vết. Để đóng dấu giáp lai chuẩn, bạn cần thực hiện như sau:

1. Chuẩn bị tài liệu: Xếp các trang tài liệu cần đóng giáp lai một cách ngay ngắn. Đảm bảo các trang nằm gọn và thẳng để dấu được rõ ràng.
2. Xác định vị trí đóng dấu: Dấu giáp lai thường được đóng ở góc mép của tài liệu, nơi mà dấu có thể trùm lên cả 02 đến 05 trang liền kề, giúp phát hiện nếu có thay đổi.
3. Đóng dấu cẩn thận: Sử dụng con dấu đã được chuẩn bị sẵn, đóng mạnh và dứt khoát để dấu hiện rõ trên tất cả các trang cần giáp lai. Tránh để dấu bị nhòe hoặc không đều, vì có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của tài liệu.

Khi thực hiện đúng cách, dấu giáp lai sẽ giúp đảm bảo tài liệu được bảo vệ một cách toàn diện, hạn chế tối đa nguy cơ bị chỉnh sửa, rút hoặc thay thế trang không hợp lệ.

Văn phòng phẩm Ba Nhất – Chuyên khắc con dấu doanh nghiệp, cá nhân

Văn phòng phẩm Ba Nhất là địa chỉ tin cậy chuyên cung cấp dịch vụ khắc con dấu cho doanh nghiệp và cá nhân. Tại Ba Nhất, bạn có thể tìm thấy các loại dấu chất lượng cao, bao gồm dấu giáp lai, dấu tên, dấu chức danh, và các loại dấu tròn cho doanh nghiệp, với quy trình khắc dấu nhanh chóng, sắc nét, đáp ứng đúng quy định pháp lý. Đội ngũ của chúng tôi luôn chú trọng đến từng chi tiết, đảm bảo con dấu rõ ràng, bền đẹp và phù hợp cho mọi nhu cầu xác nhận, bảo vệ tài liệu. Liên hệ văn phòng phẩm Ba Nhất để được tư vấn và hỗ trợ về các giải pháp khắc dấu chuyên nghiệp cho doanh nghiệp và cá nhân.

Hiểu và sử dụng đúng dấu giáp lai là bước quan trọng trong việc bảo vệ tài liệu khỏi những tác động không mong muốn. Hãy luôn đảm bảo tài liệu của bạn được đóng dấu giáp lai đúng chuẩn, và nếu cần con dấu chất lượng, liên hệ ngay với Ba Nhất để được hỗ trợ.