Cách Đóng Dấu Chuẩn Cho Doanh Nghiệp Và Những Điều Cần Biết

Việc đóng dấu trong doanh nghiệp tưởng chừng đơn giản nhưng lại yêu cầu sự chính xác cao và tuân thủ nhiều quy định pháp lý. Một trong những vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu chính là làm sao để thực hiện đóng dấu đúng quy cách, tránh những sai sót có thể ảnh hưởng đến tính pháp lý của văn bản. Bài viết này Văn Phòng Phẩm Ba Nhất sẽ hướng dẫn chi tiết cách đóng dấu đúng chuẩn, cùng những lưu ý quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo hoạt động quản lý và giao dịch suôn sẻ. 

Vì sao doanh nghiệp cần đóng dấu đúng theo quy chuẩn? 

Việc nắm vững cách đóng dấu chuẩn đóng vai trò hết sức quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Trước hết, đây là yếu tố then chốt để đảm bảo giá trị pháp lý của các văn bản, hợp đồng và giao dịch. Khi con dấu được đóng đúng quy định, nó thể hiện tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu, giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.

Bên cạnh đó, việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc đóng dấu còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong mắt đối tác và khách hàng. Một con dấu được đóng chuẩn xác, rõ ràng sẽ thể hiện tính chỉn chu, nghiêm túc trong cách làm việc. Ngược lại, những con dấu bị mờ, nhòe, không đúng vị trí có thể khiến đối tác nghi ngờ về năng lực quản lý và độ tin cậy của doanh nghiệp.

Đặc biệt, trong thời đại số hóa hiện nay, nhiều thủ tục hành chính đã chuyển sang hình thức trực tuyến, đòi hỏi các văn bản scan phải có hình ảnh dấu rõ nét, đúng chuẩn. Điều này càng khiến việc nắm vững quy trình đóng dấu trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên thực hiện đúng cách đóng dấu chuẩn để đảm bảo mọi giao dịch, hợp đồng đều diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Cách đóng dấu doanh nghiệp đúng chuẩn

Cách đóng dấu chữ ký

Cách đóng dấu chữ ký là một trong những kỹ năng cơ bản mà nhân viên văn thư cần nắm vững. Khi thực hiện, dấu phải được đóng về phía bên trái, che khoảng 1/3 chữ ký của người có thẩm quyền. Đặc biệt, cần đảm bảo dấu được đóng ngay ngắn, không bị nghiêng lệch và phải đủ mực để tạo thành một hình tròn rõ nét, dễ nhận diện. Cách đóng dấu chữ ký đúng chuẩn không chỉ tạo tính thẩm mỹ cho văn bản mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Cách đóng dấu treo

Đối với cách đóng dấu treo, vị trí con dấu sẽ được đặt lên phía trên bên trái của phần họ tên người ký. Khoảng cách giữa dấu treo và chữ ký thường dao động từ 2-3cm, tạo không gian hài hòa cho tổng thể văn bản. Điểm đặc biệt của dấu treo là nó không được phép che vào bất kỳ chữ nào trong văn bản, kể cả chữ ký. Loại dấu này thường được sử dụng trong các văn bản lưu hành nội bộ hoặc các tài liệu có tính chất thông báo.

Cách đóng dấu giáp lai

Cách đóng dấu giáp lai được áp dụng cho các văn bản có từ hai trang trở lên nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu. Khi thực hiện, cần đóng dấu vào vị trí giữa mép phải của văn bản, sao cho mỗi con dấu đều nằm trên hai trang giấy liền kề. Con dấu phải được đóng đè lên các trang một cách đều đặn, rõ ràng và cách đều nhau khoảng 2-3cm. Đây là cách đóng dấu chuẩn giúp ngăn chặn việc thay thế hoặc chỉnh sửa nội dung văn bản trái phép, đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu.

Những lưu ý khi đóng dấu văn bản

• Kiểm tra kỹ nội dung và tính pháp lý của văn bản trước khi đóng dấu, tránh trường hợp phải hủy bỏ văn bản do sai sót.
• Đảm bảo mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định, không bị nhòe hoặc mờ nhạt gây khó nhận diện.
• Tuyệt đối không đóng dấu khống chữ ký hoặc đóng dấu vào văn bản chưa có chữ ký của người có thẩm quyền.
• Bảo quản con dấu cẩn thận, tránh để nơi ẩm ướt hoặc dưới ánh nắng trực tiếp có thể làm biến dạng con dấu.
• Vệ sinh con dấu thường xuyên để đảm bảo độ sắc nét khi sử dụng, tránh tích tụ bụi bẩn làm mờ hình ảnh.
• Chỉ giao con dấu cho người được ủy quyền quản lý, tránh để thất lạc hoặc người không có thẩm quyền sử dụng.
• Đóng dấu phải thẳng hàng, không bị nghiêng lệch và đúng vị trí quy định để đảm bảo tính thẩm mỹ và pháp lý của văn bản.

Kết luận

Việc nắm vững cách đóng dấu chuẩn là yếu tố không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp trong quá trình vận hành và phát triển. Thông qua việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về đóng dấu, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo được giá trị pháp lý của văn bản mà còn thể hiện được tính chuyên nghiệp trong công tác quản lý. Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trên đây sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình đóng dấu, tránh những sai sót không đáng có trong hoạt động hành chính.