Cách in Excel vừa trang giấy A4 đơn giản chi tiết

Khi làm việc với Excel, chúng ta thường xuyên phải in các bảng tính ra giấy để sử dụng. Tuy nhiên, do kích thước mặc định của Excel thường không khớp với giấy A4 nên dẫn đến tình trạng tràn lề, lãng phí giấy khi in ấn.

Để khắc phục vấn đề này, bạn cần học cách điều chỉnh kích cỡ trang trong Excel cho vừa với giấy A4. Điều này vừa giúp tiết kiệm giấy in, vừa tạo sự gọn gàng, chuyên nghiệp cho bản in.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách in excel vừa trang giấy A4 một cách đơn giản, dễ thực hiện. Bạn sẽ được học cách sử dụng Page Layout, Page Break Preview cũng như một số mẹo điều chỉnh kích thước hữu ích. Sau khi làm theo các bước hướng dẫn dưới đây, bạn sẽ có thể dễ dàng căn chỉnh và in ấn bảng tính Excel một cách chuẩn chỉnh, vừa vặn với khổ giấy A4. Bắt đầu thực hành thôi nào!

Mục đích và lợi ích của việc in Excel vừa trang giấy A4

Khi làm việc với Excel, chúng ta thường xuyên phải in các bảng tính ra giấy để sử dụng. Các mục đích có thể kể đến như:

• In báo cáo tài chính, báo cáo doanh số hoặc các báo cáo thống kê khác để phục vụ công việc. 
• In bảng điểm, kết quả học tập của học sinh, sinh viên để sử dụng.
• In các phiếu khảo sát, bảng kiểm tra, bảng câu hỏi nghiên cứu để phỏng vấn, khảo sát.
• In các bảng biểu, lịch trình, kế hoạch để sử dụng trong các cuộc họp, hội thảo.
• In các báo giá dịch vụ, bảng báo giá sản phẩm để gửi khách hàng.
• Và nhiều mục đích khác…

Tuy nhiên, thường thì kích thước mặc định của Excel lại không vừa với giấy A4. Do đó, việc điều chỉnh sao cho bảng tính vừa khít với kích thước giấy A4 là điều cần thiết. 

Một số lợi ích khi in Excel vừa trang A4 bao gồm:

• Tiết kiệm giấy in. Không lãng phí giấy vì in tràn ra ngoài.
• Trình bày gọn gàng, ngăn nắp. Dễ đọc và dễ sử dụng.
• Dễ dàng đóng gáy nếu cần tạo tài liệu in ấn chuyên nghiệp. 
• Tăng tính thẩm mỹ và sự chuyên nghiệp trong công việc.
• Dễ quản lý và lưu trữ hồ sơ khi cùng kích thước giấy. 
• Tiện lợi hơn khi photo hoặc scan lại bản giấy.
• Giúp trình bày nội dung khoa học, chuyên nghiệp và dễ nhìn hơn.

Như vậy, học cách in ấn Excel vừa khổ giấy A4 có nhiều lợi ích thiết thực. Đây là kỹ năng đơn giản nhưng hết sức cần thiết để tăng hiệu quả công việc và học tập.

Xem thêm: Cách in 2 mặt trên 1 tờ giấy A4 trong Word, Excel, PDF chuẩn nhất

Cách in Excel vừa trang giấy A4 đơn giản chi tiết

Sau đây là một số cách để điều chỉnh và in Excel cho khớp với giấy A4 một cách đơn giản, chi tiết:

Cách 1: Sử dụng Page Layout

Page Layout là tính năng mặc định của Excel, cho phép người dùng dễ dàng điều chỉnh kích thước và hướng của trang in. Đây là cách đơn giản và nhanh nhất để căn chỉnh kích thước bảng tính Excel cho khớp với giấy A4.

Để sử dụng Page Layout, các bạn thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Page Layout
• Bước 2: Tại mục Page Setup, nhấp vào biểu tượng hình chiếc khóa cài đặt Size
• Bước 3: Trong hộp thoại Page Setup hiện ra, chuyển sang tab Page
• Bước 4: Tại mục Paper size, chọn A4 từ danh sách thả xuống
• Bước 5: Chắc chắn rằng tùy chọn Orientation đang là Portrait (khổ dọc)
• Bước 6: Nhấn nút OK để áp dụng cài đặt mới và thoát hộp thoại
• Bước 7: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở chế độ Print Preview và kiểm tra xem bảng tính có vừa khổ giấy A4 hay không
• Bước 8: Nếu chưa chuẩn, có thể quay lại Page Setup để điều chỉnh lại cho đến khi vừa ý muốn
• Bước 9: Sau khi ổn định, nhấn Ctrl + P để in thử và kiểm tra trước khi in số lượng lớn.

Như vậy, bằng cách sử dụng Page Layout, bạn có thể dễ dàng căn chỉnh kích thước bảng tính Excel sao cho khớp với giấy in A4 một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Cách 2: Sử dụng Print Preview

Print Preview là chế độ xem trước trang in trong Excel. Đây cũng là một cách đơn giản và trực quan để điều chỉnh kích thước trang cho phù hợp với giấy A4.

Các bước cụ thể:

• Bước 1: Chọn thẻ File > Print để mở chế độ Print Preview
• Bước 2: Tại cửa sổ Print Preview, bạn nhấp chuột phải vào tên Sheet cần chỉnh sửa
• Bước 3: Từ menu hiện ra, chọn Sheet Options > Print Page Size Options
• Bước 4: Trong hộp thoại mới hiện ra, chọn A4 cho Page Size và chắc chắn Orientation là Portrait.
• Bước 5: Kéo thả các mép viền (margin) để căn chỉnh kích thước bảng tính vừa khít với khung giấy A4.
• Bước 6: Sau khi căn chỉnh xong, nhấn Ctrl + P để in thử và kiểm tra kết quả.
• Bước 7: Nếu cần chỉnh sửa thêm, quay lại Print Preview và lặp lại các bước trên.
• Bước 8: Đảm bảo đã đặt lại Print Preview về bình thường sau khi hoàn tất.

Với Print Preview, bạn có thể dễ dàng kéo thả, căn chỉnh kích thước bảng tính một cách trực quan và chính xác. Đừng quên kiểm tra kỹ trước khi in số lượng lớn.

Cách 3: Sử dụng Page Break Preview

Page Break Preview là chế độ xem trước trang in, cho phép xem trước vị trí các ngắt trang khi in ra giấy. Đây là cách điều chỉnh kích thước trang in khá trực quan và dễ dàng.

Các bước cụ thể để sử dụng Page Break Preview:

• Bước 1: Chọn thẻ View trên thanh ribbon rồi click vào nút Page Break Preview
• Bước 2: Lúc này Excel sẽ hiển thị các đường ngắt trang mặc định dựa vào kích thước trang hiện tại.
• Bước 3: Di chuột vào các đường viền và kéo thả để điều chỉnh vị trí ngắt trang cho khớp với giấy A4
• Bước 4: Căn chỉnh các margin để vừa với khung in A4 như ý muốn
• Bước 5: Nhấn Ctrl + P để xem trước kết quả trước khi in
• Bước 6: Nếu cần chỉnh sửa thêm, quay lại Page Break Preview và lặp lại bước 3-4.
• Bước 7: Khi đã ổn định, chuyển lại chế độ view bình thường để tiếp tục làm việc.

Như vậy, với Page Break Preview, bạn có thể dễ dàng kéo thả điều chỉnh vị trí các ngắt trang và căn chỉnh kích thước cho Excel vừa vặn với giấy A4.

Cách 4: Chèn thêm Page Breaks

Ngoài các cách trên, bạn cũng có thể chèn thêm các ngắt trang (Page Breaks) để tùy chỉnh vị trí xuống dòng cho phù hợp với giấy A4. Đây là cách đòi hỏi thao tác thủ công nhiều hơn nhưng sẽ cho kết quả chính xác.

Các bước thực hiện:

• Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí bạn muốn ngắt trang
• Bước 2: Chọn thẻ Page Layout trên thanh ribbon, sau đó nhấp vào nút Breaks
• Bước 3: Trong danh sách thả xuống, chọn Insert Page Break
• Bước 4: Lặp lại việc chèn thêm các ngắt trang tại các vị trí cần thiết cho đến khi nội dung vừa khít với giấy A4
• Bước 5: Nhấn Ctrl + P để xem trước trang in và kiểm tra kết quả
• Bước 6: Chỉnh sửa lại bằng cách bỏ hoặc thêm ngắt trang nếu cần thiết

Ưu điểm của cách này là bạn có thể tùy chỉnh ngắt trang một cách linh hoạt và chi tiết. Nhược điểm là mất nhiều thời gian hơn nếu nội dung dài.

Cách 5: Đổi hướng trang in 

Mặc định Excel sẽ in các sheet theo hướng dọc của giấy A4. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, việc đổi sang in ngang sẽ giúp tiết kiệm giấy hơn. Cách làm như sau:

• Bước 1: Chọn thẻ Page Layout trên thanh ribbon
• Bước 2: Nhấp vào nút Size rồi chọn More Paper Sizes…
• Bước 3: Trong hộp thoại Page Setup mở ra, chọn thẻ Paper Size
• Bước 4: Tại mục Paper size, chọn kiểu giấy A4 nhưng thay đổi Orientation từ Portrait (dọc) sang Landscape (ngang)
• Bước 5: Nhấn nút OK để xác nhận và đóng hộp thoại
• Bước 6: Nhấn Ctrl + P và kiểm tra xem sheet đã được chuyển sang hướng in ngang chưa
• Bước 7: Điều chỉnh lại các lề nếu cần cho phù hợp với khổ giấy

Với cách này, bạn có thể tối ưu hóa không gian giấy A4 khi in Excel nhờ chuyển đổi hướng trang một cách dễ dàng.

Cách 6: Ẩn hoặc xóa cột không cần thiết

Một mẹo đơn giản để điều chỉnh Excel vừa trang A4 là xóa đi hoặc ẩn đi các cột dư thừa, không cần thiết khi in. Cách này sẽ loại bỏ các khoảng trống không cần thiết, tiết kiệm diện tích trang in.

Cách làm như sau:

• Bước 1: Chọn cột cần xóa bằng cách click vào tên cột
• Bước 2: Nhấn Delete để xóa hoàn toàn cột đó
• HOẶC nhấn chuột phải vào cột cần ẩn, chọn Hide để ẩn cột đi
• Bước 3: Lặp lại việc xóa hoặc ẩn với các cột không cần thiết khác cho đến khi kích thước vừa ý muốn
• Bước 4: Nhấn Ctrl + P để xem trước kết quả

Ưu điểm của cách này là đơn giản, nhanh chóng. Nhược điểm là nội dung sẽ bị ảnh hưởng nếu xóa nhiều cột quan trọng.

Cách 7: Điều chỉnh độ rộng cột 

Các cột (column) trong Excel có độ rộng mặc định là 8.43 ký tự. Điều này có thể dẫn đến tình trạng trang in bị tràn ra ngoài giấy A4 nếu chứa quá nhiều nội dung.

Để khắc phục, bạn cần điều chỉnh độ rộng của các cột như sau:

• Bước 1: Chọn cột cần thu hẹp bằng cách click vào tên cột
• Bước 2: Di chuột vào cạnh phải của cột, khi con trỏ chuột thay đổi thành mũi tên kép, kéo và thu nhỏ lại độ rộng cột
• Bước 3: Làm lại với tất cả các cột bị tràn nội dung trong sheet
• Bước 4: Nhấn Ctrl + P để xem trước kết quả
• Bước 5: Tiếp tục điều chỉnh lại nếu cần cho đến khi vừa khít với khổ giấy.

Với cách này, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh độ rộng của các cột trong Excel để vừa vặn hơn khi in ra giấy A4.

Cách 8: Thiết lập lại kích thước sheet

Nếu muốn điều chỉnh kích thước cho cả sheet vừa với giấy A4, bạn có thể:

• Bước 1: Chọn toàn bộ sheet bằng cách click vào ô góc trái trên cùng (ô A1)
• Bước 2: Chọn thẻ Page Layout trên thanh ribbon
• Bước 3: Nhấp Size > More Paper Sizes…
• Bước 4: Trong hộp thoại Page Setup, chọn tab Page Size
• Bước 5: Tại Paper size, chọn A4 và đổi Orientation nếu cần
• Bước 6: Nhấn nút OK để áp dụng cài đặt mới và đóng hộp thoại
• Bước 7: Nhấn Ctrl + P và kiểm tra xem toàn bộ sheet đã vừa khổ A4 chưa
• Bước 8: Điều chỉnh lại nếu chưa chuẩn rồi in thử trước khi in số lượng lớn

Với cách này, bạn có thể dễ dàng thiết lập lại kích thước cho cả sheet Excel sao cho vừa vặn với giấy A4 một cách nhanh chóng.

Xem thêm: Hướng dẫn cách in A5 trên giấy A4 trong Word đúng chuẩn đơn giản

Hướng dẫn cách in file Google Sheets vừa trang A4

Đối với file Google Sheets, các bạn cũng có thể dễ dàng căn chỉnh và in ấn cho vừa với giấy A4 với những bước sau:

• Mở bảng tính trong Google Sheets: Trên Google Sheets, mở bảng tính mà bạn muốn in.
• Chọn vùng dữ liệu cần in: Chọn vùng dữ liệu hoặc toàn bộ bảng tính mà bạn muốn in.
• Chọn File -> Print: Trên thanh công cụ, chọn mục File và sau đó chọn Print.
• Điều chỉnh cài đặt trang in: Trong hộp thoại Print, bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn như kích thước trang, tỷ lệ và bố trí.
• Chọn kích thước trang A4: Chọn tùy chọn Page và chọn Custom size. Trong hộp thoại Custom Page Size, nhập kích thước A4 (210mm x 297mm).
• Lưu các thay đổi: Nhấp vào nút Apply để lưu các thay đổi.
• Kiểm tra trước khi in: Kiểm tra trước bảng tính đã được điều chỉnh kích thước trên trang giấy A4 và nhấn nút Print để in ra.

Như vậy, chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn đã có thể căn chỉnh và in file Google Sheets cho khớp với giấy A4 một cách dễ dàng.

Cách in nhiều trang Excel thành một trang A4

Để in nhiều trang Excel thành một trang A4, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Chọn vùng dữ liệu cần in: Trên bảng tính Excel, hãy chọn vùng dữ liệu mà bạn muốn in.
• Điều chỉnh cài đặt trang in: Trên thanh công cụ, chọn mục Page Layout. Sau đó, mở phần cài đặt Page Setup.
• Định dạng trang A4: Trong cửa sổ Page Setup, bạn chọn định dạng trang A4 dọc (Portrait) hoặc ngang (Landscape).
• Chỉnh sửa kích thước trang in: Trong mục Fit to, chỉnh thông số thành page(s) wide by 1 tall. Điều này sẽ giúp tất cả dữ liệu của bạn vừa với một trang A4.
• Kiểm tra trước khi in: Quay lại File -> Print để xem trước trang in. Nếu tất cả dữ liệu đã vừa với trang A4, bạn có thể tiến hành in.
• In trang A4: Cuối cùng, chọn nút Print để in trang A4.

Nhớ kiểm tra trước bản in xem kết quả có phù hợp với mong muốn không, đôi khi bạn cần phải điều chỉnh một số thiết lập trước khi in.

Cách căn chỉnh nội dung trong Excel cho chuẩn khi in

Sau khi điều chỉnh kích thước bảng tính Excel cho vừa với giấy A4, bước tiếp theo là căn chỉnh lại bố cục và nội dung bên trong cho gọn gàng và chỉn chu. Một số lưu ý:

• Sử dụng các công cụ căn lề (Alignment) trong Excel để canh lề trái, phải hay giữa cho các đoạn văn và tiêu đề.
• Điều chỉnh khoảng cách hàng (row height) và khoảng cách cột (column width) sao cho hợp lý, tránh trống quá nhiều hoặc quá chật.
• Thiết lập viền, màu nền và font chữ đẹp mắt để trang trí và tô điểm bảng biểu.
• Chèn thêm các dòng hoặc cột trống để ngăn cách rõ ràng giữa các phần, tiêu đề của bảng.
• Đánh số thứ tự, chú thích rõ ràng để dễ đọc và tham khảo.
• Chỉ định Print area để in những phần cần thiết, tránh lãng phí.
• Kiểm tra kỹ càng trước khi in số lượng lớn để đảm bảo mọi thứ hoàn hảo.

Khi áp dụng các mẹo nhỏ trên, Excel của bạn sẽ trở nên gọn gàng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều khi in ấn ra giấy.

Sản phẩm Giá tốt đang HOT tại VPP Ba Nhất

Một số lời khuyên khi in Excel cho vừa khổ giấy A4

Để đảm bảo việc in Excel vừa khổ giấy A4 thành công, bạn nên lưu ý một số vấn đề sau:

• Trước khi in, hãy nhấn Ctrl + P để xem trước bản in và đảm bảo mọi thứ đã chuẩn.
• Sử dụng chế độ Page Break Preview để có thể căn chỉnh kích thước một cách trực quan và chính xác.
• Không nên trộn lẫn nhiều kiểu page setup trong cùng một sheet để tránh gây nhầm lẫn.
• Đặt tên và sắp xếp thứ tự rõ ràng cho các sheet để dễ quản lý.
• Luôn lưu lại file với mặc định là A4 để tiện cho lần in sau.
• Chỉ nên in những phần cần thiết bằng cách set Print Area để tiết kiệm mực in.
• Kiểm tra kỹ càng trước khi in số lượng lớn để tránh lãng phí giấy hay mực.
• Sử dụng macro để tự động hóa quy trình chỉnh sửa nếu thường xuyên phải in.
• Cập nhật driver cho máy in và sử dụng đúng loại giấy để đảm bảo chất lượng bản in.

Hy vọng những lời khuyên trên sẽ giúp bạn in Excel vừa khổ A4 một cách dễ dàng và thành công.

Lời kết

Qua bài viết trên, hy vọng các bạn đã nắm được cách để in ấn Excel hoặc Google Sheet sao cho vừa với giấy khổ A4 rồi phải không? Với 8 cách điều chỉnh kích thước trang chi tiết và sinh động mà tôi vừa hướng dẫn bên trên, các bạn hoàn toàn có thể tự tin căn chỉnh bảng tính để in ấn một cách chuyên nghiệp nhất.

Đừng quên luôn luôn xem trước bằng Print Preview, điều chỉnh các lề một cách hợp lý và lưu lại thiết lập để tiện cho lần sau nhé. Văn phòng phẩm Ba Nhất hy vọng bài viết đã cung cấp những kiến thức hữu ích cho công việc và học tập của các bạn. Hãy like và share nếu bạn thấy bài viết bổ ích nhé! Chúc các bạn thành công.

Bài viết liên quan:

• Tổng Hợp Các Loại Giấy In Sử Dụng Trong In Ấn
  
• Cách phân biệt giấy in các loại dựa vào đặc điểm đơn giản
• 6 loại giấy in được yêu thích tại văn phòng phẩm Ba Nhất